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物业费在催收过程中的部分法律风险规避思路

在日常物业费催收过程中往往会存在一些问题,且这些问题往往会成为催收物业费诉讼过程中的风险点。现以下内容仅供参考:
1、物业服务合同将纠纷管辖约定为仲裁
仲裁与诉讼均为纠纷解决的一种方式,两者各有自己的优点与不足,实践中需要结合案件自身的情况选择恰当的方式。物业费拖欠案件呈现标的额小、户数多的特点,仲裁虽然是一裁即决,但对于小标的额的案件,仲裁费用远远高于诉讼费用(以杭州仲裁为例最低每个案件 1200 元,而法院的诉讼案件一万元以内标的额仅需支付 50 元,且多数法院还直接减半收取 25 元),这些费用需要在诉讼前由原告方先行垫付,由于物业费用本身标的小,如果每个案件再先行垫付 1200 元,对物业公司来说压力较大。

建议在物业服务协议中避免将纠纷管辖约定为仲裁。

2、物业项目退出后物业服务费用催收的难度比在管项目更大,且拖延的时间越长物业费用催收的难度越大。
物业服务费用标的额较较小,物业公司退出项目以后,将业主资料移交给新的物业公司,时间拖得越长,欠费业主对欠费问题看得越淡,催收起来难度越大,常常要么诉讼材料不全,要么诉讼时效已过。

建议在以项目退出时,应及时催收拖欠的物业服务费用,集中力量在退出时及退出后的二、三个月内通过诉讼或其他方式收回物业服务费用。

3、业主资料欠缺
物业案件提交法院进行诉讼时,需要有业主的身份信息(身份证复印件),如果无业主身份证复印件,需要持法院的协查函到被告户籍所在地的派出所查询。对于在外地的业主,差旅、交通等费用造成查询成本较高,且外地派出所还可能不予查询。

建议各单位在项目入驻时能尽量复印业主的身份证。一般来说房产公司在签订房屋买卖合同时会复印业主的身份信息,建议物业公司与房产公司交接时能全面复印业主的身份信息。

4、催收依据的有效保留
物业费的案件,法院立案的前提条件是需要物业公司进行书面催收,而催收还可以导致诉讼时效的中断,所以物业公司应有效地进行催收。物业费用常常分段收取,杭州地区法院一般认定诉讼时效需要分段计算,如果不能提供有效的催收证明资料,常常导致物业费的诉讼时效经过,在法律上将会承担败诉的风险。

建议收集有效的催收物业费的催收凭证。对于诉讼时效可能经过的用户,建议采用挂号邮的方式邮寄催收函件,交保留邮寄小票及邮寄后到邮寄查询的签收记录原件。如果业主拒绝信件退回,应保留好退回的信件原件。

5、催收函件的有效书写
催收函件应注意正确书写,物业公司应正确计算物业费用的数额及违约金的额。这些催收函在诉讼过程一般是需要作为证据使用的,如果物业费用少算了或者违约金少算了,对方常常主张原告在先前催收时仅催收了那部分,未主张的部分已经放弃了。这种情况对原告方来说相对较为被动。

建议在催收物业费时正确计算物业费金额,对于违约金可以按合同正常计算并将数额写入催收函或者直接概括写为应按物业服务合同的约定支付违约金。

延伸阅读:

对比当前中美两国的物业管理,看当下我国物业服务行业亟需解决的问题

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